Choisir son logiciel de recouvrement

Une entreprise nouvellement créée doit faire face à de nombreux écueils. Mais parmi eux, la gestion des flux de trésorerie figure tout au haut de la liste. Si vous décidez d’autoriser les ventes à crédit auprès de vos clients, deux risques majeurs sont à prendre en compte. Premièrement votre niveau de liquidité. Un concept d’affaire brillant, une clientèle fidèle et une exécution des opérations impeccable ne pourront pas sauver la plupart des jeunes sociétés en manque de liquidité. Deuxièmement, vous vous exposez à un risque financier supplémentaire, car une partie des clients peut se révéler insolvable. Trouver un logiciel de recouvrement constitue l’atout indispensable pour gérer facilement ces deux éléments.

Veillez à choisir ce logiciel avec soin. Un outil correctement personnalisé vous permettra de recouvrer vos créances plus rapidement, réduisant ainsi vos impayés et augmentant votre niveau de trésorerie. On y pense moins souvent, mais le logiciel de recouvrement permet également d’améliorer votre relation clients. En effet un système efficace commettra moins d’erreurs – tels que l’envoi d’un rappel pour un paiement déjà effectué – et permettra même de personnaliser la communication.

Savoir faire preuve de flexibilité dans vos politiques de paiement

Vous allez devoir faire preuve de flexibilité dans la gestion de vos politiques de paiement. Offrir des termes plus avantageux à vos clients principaux constitue un moyen efficace pour renforcer votre relation client et vous démarquer d’une concurrence déjà établie dans le marché. Mais une telle gestion personnalisée des paiements se révèle vite fastidieuse et requiert des ressources humaines considérables. Nul doute que vous préférez voir votre équipe de collaborateurs se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée telles que la vente ou le développement, plutôt que de courir après les clients..

Au-delà du simple envoi des rappels de paiement, des fonctions fort utiles

Les logiciels de recouvrement actuellement sur le marché disposent de fonctionnalités sophistiquées allant bien au-delà du simple envoi de rappels de paiement. Lorsque vous choisissez votre solution, assurez-vous que les éléments suivants sont également inclus:

Un processus de relance sur plusieurs canaux: par courrier postal, mais également par email, voire même par SMS.
Une gestion des risques client incluant notamment une notation (scoring) des différents profils de vos clients, sur la base d’indices de solvabilité.
Ensuite, une création de scénarios de relance personnalisés par rapport à ces profils. Cette fonctionnalité permettra au final une réduction des temps de paiement.
Une centralisation des informations sous la forme d’un tableau de bord, offrant une vue d’ensemble des actions déjà entreprises ainsi qu’un aperçu des échéances à venir. Vous pouvez également recevoir des notifications par exemple lorsqu’une limite de crédit est atteinte par un client, ou lorsqu’un délai convenu n’est pas respecté dans le cadre d’un litige.
Si vous disposez déjà de plusieurs équipes de collaborateurs: le logiciel devrait offrir la possibilité de partager les informations avec tous les employés en contact avec vos clients. Un logiciel de recouvrement intelligent saura en outre attribuer de façon optimale ces informations auprès des groupes d’employés, d’après leur fonction.
Une intégration à votre logiciel de comptabilité, ainsi qu’à vos autres solutions professionnelles telles que ERP et CRM.
L’incorporation d’informations hors-comptabilité pertinentes, telles que les garanties de paiement ou le montant des commandes livrées mais non facturées.
Enfin une dernière fonctionnalité qui n’est certes pas indispensable, mais tout de même bonne à inclure: disposer d’un module de paiement en ligne pour vous clients. Lorsque ceux-ci recevront leur rappel un lien sera inclus vers une plateforme de paiement. Ce dispositif incite un remboursement rapide des impayés et améliore le confort d’utilisation des clients

Au final, le succès de l’implémentation d’un logiciel de recouvrement se mesurera dans la pratique. Le but est que votre organisation devienne plus réactive dans la gestion des cas, et que vos approches se standardisent.

Comme pour les autres logiciels professionnels que nous passons en revue sur ce site, prenez la peine d’établir des critères de succès (KPI) que vous désirez atteindre au terme de la version d’essai. Ceux-ci vont dépendre de votre situation initiale, de l’industrie dans laquelle vous opérez, voire même du comportement de vos concurrents. Mais parmi ces critères, veillez à inclure les suivants: une baisse du nombre de jours de crédit clients (aussi appelé DSO pour Days Sales Outstanding), et une diminution de l’encours. Ce dernier regroupe l’ensemble des créances accordées à vos clients et se constitue des trois catégories suivantes: les créances déjà échues, celles non échues, ainsi que les montants liés aux factures à émettre.