Choisir son logiciel d’édition de facture
Vous utilisez encore un logiciel de traitement de texte pour l’édition et l’envoi de vos factures, ou vous considérez changer de logiciel d’édition de facture car vous n’êtes pas satisfait avec le vôtre? Cet article est fait pour vous.
Qu’est-ce qu’un logiciel d’édition de facture?
Ce type d’application facilite la création, l’envoi et le stockage de vos factures. Il remplit de manière automatique les conditions fondamentales que sont le besoin d’inaltérabilité des documents, la sécurisation et l’archivage des données.
La saisie automatique d’informations telle que le numéro de TVA ou tout simplement la numérotation des documents vous fera en outre gagner du temps et évitera de commettre des erreurs.
Notons cependant que, contrairement à une idée largement répandue, la réglementation française ne vous oblige pas dans tous les cas à disposer d’un logiciel d’édition de facture. Un tel outil constitue néanmoins un atout indéniable pour votre entreprise dans la gestion de votre comptabilité et de vos opérations financières. Vous gagnerez du temps et serez réconforté dans l’idée d’être conforme aux diverses obligations légales, notamment la loi anti-fraude TVA.
Considérez la manière dont vous gérez votre comptabilité
Le choix de votre logiciel et de l’étendu des fonctions dont vous avez besoin va dépendre d’un aspect en particulier: comment traitez-vous la comptabilité de votre entreprise?
Si vous effectuez ce travail à l’interne, il paraît opportun d’opter pour une solution tout-en-un incluant également des modules de gestion de comptabilité. Les données collectées durant l’édition des factures de vente peuvent alors être transférées en écritures comptables. Ceci se fait soit de façon automatique, soit manuelle via la génération d’un fichier.
A l’inverse, si vous déléguez cette tâche à un expert-comptable externe, une version allégée suffira. Mais assurez-vous dans ce cas que votre comptable dispose d’outils capables de s’intégrer avec la solution que vous envisagez.
Les fonctions à étudier lors de votre choix de logiciel
Outre les fonctions de base déjà mentionnées dans la partie précédente, un logiciel abouti inclura les éléments suivants:
- Une intégration de l’édition des devis, des reçus et des factures d’acompte
- Une gestion des fiches client, avec possibilité d’intégration avec votre logiciel CRM (voir notre article dédié au sujet du choix de CRM)
- Une inclusion automatique des mentions légales, telles que les conditions générales de vente ou l’attestation d’assurance obligatoire
- Une personnalisation du design des factures, avec possibilité d’inclure le logo de votre entreprise, mais également de changer les polices d’écriture et les couleurs afin que le format corresponde à votre identité visuelle. Certains logiciels permettent en outre de personnaliser le modèle en fonction du type de destinataire: particulier ou entreprise par exemple.
- Une gestion des signature électroniques
- Des fonctions de fidélisation de la clientèle
- Pour les autoentrepreneurs, certains logiciels permettent même d’effectuer une déclaration simplifiée auprès de l’URSSAF
Certains logiciels d’édition de facture offrent également la possibilité de suivre les paiements et de surveiller les impayés, même s’il existe également des logiciels spécialisés dans ce domaine. Jeter un oeil à ce sujet sur notre article précédent dédié aux logiciels de recouvrement.