Les meilleurs outils pour gérer votre entreprise
Félicitations! Votre entreprise est née, les bases sont posées. Il est désormais temps de passer à la prochaine étape: le choix des outils de gestion. Dans les segments suivants nous allons passer en revue les éléments à considérer pour le choix des principales applications: votre logiciel de recouvrement, celui d’édition des factures, et le CRM. Mais discutons tout d’abord des thèmes de réflexion communs à tout choix d’outil de travail informatique.
Gérez le changement en intégrant les utilisateurs finaux
Tout entrepreneur le sait bien: il est impératif de garder en tête les besoins de vos clients finaux lorsque vous développez votre service ou votre produit. Quand il s’agit de choisir un nouvel outil de gestion, considérez vos employés comme vos clients. Obstinez-vous à les satisfaire.
Dès le départ, consultez les besoins et préférences des utilisateurs du logiciel au travers de discussions informelles ou même de sondages internes. Ont-ils déjà une certaine expérience avec tel ou tel produit? Quelles sont les fonctions les plus attendues? Si vous disposez déjà d’une équipe d’une taille certaine, pensez à identifier des “agents de changement” particulièrement motivés à adopter ce nouvel outil. Ils seront vos relais et pourront même participer à la formation de leurs collègues.
Considérez des choix stratégiques
Le choix du produit et la manière d’implémenter vos logiciels bureautiques méritent mûre réflexion d’autant plus qu’ils ont des conséquences stratégiques sur l’ensemble de votre business.
Allez-vous décider de faire appel à des experts externes pour la formation et la communication, ou plutôt former certains de vos propres employés pour pouvoir le faire à l’interne? Même si la première option peut s’avérer plus économique sur le court terme, vous pourriez faciliter l’adoption du logiciel, notamment des fonctionnalités plus complexes, sur le moyen terme en ayant des agents à l’interne.
Application locale ou dans le cloud? Le second choix continue toujours davantage à se démocratiser. Et pourtant chacune des deux alternatives présente ses propres avantages et inconvénients.
- Un logiciel entreposé sur vos serveurs nécessite un frais d’investissement initial normalement plus considérable, car vous devez acquérir des licences. Il vous faudra également considérer les frais de stockage. Néanmoins ce type d’architecture peut s’avérer plus stable et selon le contenu de vos données, vous pourriez préférer les contenir au sein de votre entreprise.
- A contrario, les solutions externalisées accessibles en ligne via une formule de “logiciel en tant que service” SaaS fonctionnent comme un abonnement, avec des frais récurrents. Parmi les grands avantages, la possibilité de s’y connecter depuis n’importe où via login. Mais également la facilité avec laquelle leurs mises-à-jour sont déployées, derrière les coulisses sans que vous n’y preniez attention.
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Identifiez votre budget
Vous devrez bien évidemment considérer le budget que vous avez à disposition pour l’achat et la maintenance de ces outils de gestion. Voici quelques principes à considérer à ce sujet.
Prenez une approche holistique
Le coût initial d’acquisition du logiciel constitue certes un élément important dans votre considération – mais il s’agit bien souvent de la pointe émergée de l’iceberg. Calculez dès le départ l’ensemble des coûts pouvant survenir sur une période de trois à cinq ans. De nombreux coûts cachés vont rapidement s’accumuler, tels que les frais d’installation et déploiement – y compris personnalisation et paramétrage, les coûts d’hébergement, ou encore ceux de maintenance.
Restez simple
Ces dernières années, les différents éditeurs de logiciels n’ont eu de cesse de développer davantage de fonctionnalités. Si vous venez de créer votre entreprise, misez cependant sur la simplicité. Optez pour des solutions basiques, mais modulables. Vous pourrez ainsi faire évoluer votre suite de logiciels au fur et à mesure de vos besoins et de vos moyens.
Pensez aux éditeurs spécialisés
Tout le monde connaît évidemment les grands noms parmi les développeurs de logiciels professionnels, tels que Microsoft ou Salesforce. Leurs solutions généralistes tendent cependant à s’adresser aux grands comptes et elles sont plus onéreuses. Prenez la peine de faire votre travail de recherche et étudiez l’offre des éditeurs spécialisés. Ceux-ci parviennent souvent à mieux satisfaire les besoins particuliers des petites et moyennes entreprises.
Choisir son logiciel de recouvrement
Ce type de logiciel vous permettra de gérer vos risques de liquidité et d’insolvabilité, et donc d’optimiser votre niveau de trésorerie. Nous vous indiquons quelles fonctionnalités sont indispensables.
Choisir son logiciel d’édition de facture
Les applications d’édition de facture peuvent vous faire gagner un temps précieux. Et surtout grâce à eux vous voilà assuré de respecter toutes les régulations en vigueur. Tour d’horizon des logiciels vous permettant de créer, envoyer et stocker vos factures et devis.
Choisir un CRM
Vous souhaitez centraliser toutes les informations pertinentes au sujet de vos clients en un seul endroit? Le logiciel CRM est l’outil indispensable pour cela. Parmi toutes les applications à disposition, comment choisir le logiciel qui répond le mieux à vos besoins? Nous vous proposons un diagnostic qui informera vos décisions.